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Besoin d’une introduction

Les 7 éléments-clés de la structure, du fonctionnement et de la composition du CA

Top 3 à retenir

1. Un CPE/BC est un organisme à but non lucratif (OBNL) qui est constitué en vertu de la partie III de la Loi sur les compagnies.
2. L’OBNL est une personne morale et elle a une personnalité juridique distincte.
3. Certains CPE/BC sont constitués en coopératives (coop) : il y a quelques distinctions avec les OBNL.

La forme juridique

La plupart des CPE/BC sont constitués sous la forme juridique d’organisme à but non lucratif « OBNL » aussi appelé des organismes sans but lucratif « OSBL ». Pour notre part, nous utilisons l’appellation « organisme à but non lucratif ou « OBNL ».

Dans le réseau des services de garde, quelques CPE/BC sont aussi constitués sous la forme juridique de coopérative (coop). Dans ce cas, les règles applicables peuvent diverger à certains égards.

Un OBNL ou une coop est la forme juridique par laquelle est incorporé le CPE/BC lorsqu’il a été constitué en personne morale.

L’OBNL, une personne morale

L’OBNL étant une personne morale, elle possède donc une personnalité juridique distincte des administratrices, de ses membres et du personnel et elle est administrée par un CA.

Elle est régie par la partie III de la Loi sur les compagnies. Celle-ci porte sur les « personnes morales ou associations n’ayant pas de capital-actions, constitué ou continué par lettres patentes », si cela n’est pas couvert pas la partie III ont doit se référer aux autres parties de la Loi sur les compagnies.

Ainsi, l’OBNL peut posséder des biens (par exemple un bâtiment), peut faire des emprunts dans une institution bancaire (par exemple un prêt hypothécaire), peut poursuivre et être poursuivi en justice. Pour illustrer, on peut penser à des réclamations pour congédiement injustifié d’une employée ou une poursuite pour bris de contrat par un fournisseur de services ou d’une entente de service d’un parent.

Dans un OBNL, les membres de la corporation peuvent verser une contribution si cela est prévu aux règlements généraux et celle-ci n’est pas remboursable. Les membres n’ont aucun droit sur les biens ou revenus de l’organisme. Le tout appartient à la corporation et lorsqu’il y a dissolution, le tout sera remis à des organismes similaires selon ce qui est mentionné dans les règlements généraux.

Distinctions entre un OBNL et une coop

Il y a beaucoup de ressemblances entre les OBNL et les coops, mais quelques différences doivent être notées. Une coop, contrairement à un OBNL, est une propriété collective. Nous ne prétendons pas énumérer de façon exhaustive l’ensemble des distinctions entre la Loi sur les compagnies et la Loi sur les coopératives, mais nous souhaitons attirer votre attention sur les éléments les plus pertinents.

D’entrée de jeu, la mission d’une coopérative diffère de celle d’un OBNL. Si la première vise à répondre aux besoins économiques, sociaux ou culturels de ses membres, la seconde vise plutôt la promotion et la défense d’une cause, pour répondre aux besoins d’une collectivité. C’est là que la différence sera le plus marquée dans notre contexte de CPE/BC. De plus, l’assemblée des membres en coop a plus de pouvoir que celle dans un OBNL.

Dans un OBNL, les membres de la corporation versent une contribution et n’ont aucun droit sur les biens ou revenus de l’organisme. Par contraste, dans une coop, les membres achètent une part sociale et peuvent recevoir des ristournes annuelles lorsque la coop a des trop-perçus ou des excédents.

Lorsque le CPE/BC est une coop

Quelques CPE/BC on fait le choix d’être constitués sous la forme d’une coop selon la Loi sur les coopératives, à laquelle il faut donc se référer, ainsi, bien sûr, qu’à vos règlements généraux. Certaines règles de fonctionnement particulières s’appliquent aux coopératives. Pour en savoir davantage sur les coop.

Top 3 à retenir

1. Être membre d’une coopérative implique l’achat d’une part sociale.
2. L’assemblée des membres d’une coopérative a plus de pouvoir qu’un OBNL.
3. Les administratrices du CA d’une coopérative peuvent voir leur responsabilité individuelle engagée.

Fonctionnements d’une coop

Voici certaines règles de fonctionnement particulières s’appliquant aux coopératives.

Tout d’abord, pour être membre de la coop, on doit acheter une part sociale qui sera remboursable lors du départ et qui détermine, par la même occasion, qui sont les membres de votre CPE/BC.

L’assemblée des membres en coop a plus de pouvoir que celle dans un OBNL. Par exemple, les membres d’une coopérative peuvent:

• Adopter les règlements généraux de la coopérative
• Demander l’affiliation de la coopérative à une fédération
• Statuer sur la répartition des trop-perçus ou excédents
• Fixer une allocation de présence aux membres du CA
• Fixer une rémunération pour la trésorière ou la secrétaire

L’AGA doit se tenir dans les quatre (4) mois suivant la fin de l’exercice financier.

Les devoirs et responsabilités du CA dans une coop

Le CA a lui aussi certaines responsabilités et pouvoirs particuliers qui diffèrent de celles des OBNL.

Le CA d’une coop doit notamment :

• Faire une recommandation à l’AGA concernant l’affectation des trop-perçus ou excédents qui tient compte des prévisions de remboursement des parts contenues au rapport annuel;
• Faire une recommandation à l’AGA concernant l’élection des administratrices;
• Encourager la formation en matière de coopération des membres, des administrateurs, des dirigeants et des employés de la coopérative et favoriser l’information du public sur la nature et les avantages de la coopération;
• Promouvoir la coopération entre les membres, entre les membres et la coop et entre celle-ci et d’autres organismes coopératifs;
• Favoriser le soutien au développement du milieu où la coop exerce ses activités.

Par ailleurs, le CA d’une coop ne peut pas :

• Emprunter, hypothéquer ou donner des biens en garantie sans y être autorisé par un règlement adopté au 2/3 des membres de l’assemblée;
• Vendre, louer ou échanger la totalité ou la quasi-totalité des biens de la coopérative sans y être autorisé par un règlement adopté au ¾ des membres de l’assemblée.

Siéger au CA d’une coop

L’administratrice détient les mêmes devoirs et obligations, et a les mêmes responsabilités que celle siégeant sur un CA d’OBNL. Les articles 92 et suivants de la Loi sur les coopératives dictent les procédures lors des réunions du CA, notamment quant au délai pour la convocation à la réunion.  Finalement, l’article 99 de la Loi sur les coopératives parlera de « révocation » de l’administratrice au lieu de sa « destitution ». Le processus est toutefois très similaire.

Fait à noter: contrairement à celle d’un OBNL, l’administratrice d’une coop pourrait voir sa responsabilité personnelle engagée dans certains cas par exemple, si les remises aux autorités fiscales ne sont pas effectuées par la coopérative.

Règle générale, l’employée d’une coop ne peut siéger sur le CA, sauf s’il s’agit d’une coop de solidarité qui regroupe des membres travailleurs. Ainsi, il faudra s’assurer de connaître le type de coop dans laquelle vous êtes afin de bien répondre à ce critère.

…?…

Bonnes questions à se poser comme CA

• Est-ce que mon CPE/BC est un OBNL ou une coopérative?
• Est-ce que les règlements généraux prévoient le versement d’une contribution de la part des membres?
• Est-ce que la corporation possède des biens ou fait l’objet d’une poursuite judiciaire?

Top 3 à retenir

1. Les lois et règlements en application pour les entreprises du Québec s’appliquent aux CPE/BC.
2. Les CPE/BC sont aussi soumis à des lois et règlements touchant le réseau des services de garde éducatifs.
3. Il existe des exigences, obligations et normes propres aux CPE/BC, notamment l’exigence de se doter d’une politique de traitement de plainte ou encore d’avoir un programme éducatif.

La forme juridique du CPE/BC

Les administratrices doivent être au courant du cadre juridique qui gouverne les CPE/BC, notamment de la Loi sur les compagnies concernant les obligations des compagnies, ainsi que du Code civil du Québec, qui s’applique aussi aux OBNL et encadre leur comportement en affaires, leurs devoirs autant que leur responsabilité civile.  Naturellement, si vous êtes constitué à titre de coopérative vous devez vous référer à la Loi sur les coopératives.

Les lois et règlements spécifiques aux services de garde éducatifs à l’enfance

Les services de garde sont encadrés par des lois et règlements spécifiques à eux, notamment :

• La Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance – ci-après LSGÉE
• Le Règlement sur les services de garde éducatifs à l’enfance – ci-après RSGÉE
• Le Règlement sur la contribution réduite – ci-après RCR

Dans le cas des BC, il faut aussi tenir compte de :

• Loi sur la représentation de certaines personnes responsables d’un service de garde en milieu familial et sur le régime de négociation d’une entente collective les concernant
• Règlement sur le retrait préventif de certaines personnes responsables d’un service de garde en milieu familial

Les autres législations applicables au CPE/BC

Sans être exhaustif, voici quelques législations applicables dans le réseau, notamment :

• Charte des droits et libertés de la personne
• Loi sur les normes du travail
• Code du travail
• Loi sur la santé et sécurité du travail
• Loi et règlements sur les produits alimentaires
• Loi sur les impôts
• Loi sur l’administration fiscale
• Code civil du Québec
• Loi sur les compagnies
• Loi sur les coopératives

Autres documents à considérer

Bien entendu, il ne faut pas oublier les règlements internes et propres à chaque CPE/BC :

• Les lettres patentes
• Les règlements généraux
• Les politiques du CPE/BC
• La régie interne
• La convention collective, s’il y a lieu
• Les règles budgétaires et le financement provenant du ministère de la Famille
• Le Registre des entreprises
• Autres documents

Bonnes questions à se poser comme CA

• Quels sont les lois et règlements qui s’appliquent à mon type de corporation?
• Est-ce vrai que le CA a un rôle de surveillance dans le respect des lois et règlements?
• Est-ce que nous sommes à jour dans nos obligations législatives?

Top 3 à retenir

1. Les lettres patentes contiennent toutes les informations de la constitution du CPE/BC.
2. Les règlements généraux établissent la structure de la gouvernance ainsi que le fonctionnement interne du CPE/BC.
3. C’est le CA qui adopte, modifie et révoque les règlements généraux et les politiques du CPE/BC.

Les lettres patentes

Lors de la création de l’OBNL, le gouvernement du Québec délivre un document officiel qui confirme la constitution de la personne morale de l’organisme. Ce document est appelé « lettres patentes ». Elles contiennent toutes les informations sur l’OBNL, notamment son nom officiel, le type d’OBNL (quels sont les services offerts), les noms de ses premières administratrices et l’adresse officielle de son siège social ainsi que les modalités de constitution de la personne morale.

Le CA n’a pas, seul, le pouvoir d’amender ses lettres patentes comme il ne peut pas effectuer une fusion ou un transfert d’actif avec une autre corporation ou décider de sa dissolution. Dans tous ces cas, les deux tiers des membres de l’assemblée générale (AG) doivent donner leur approbation.

Dans les faits, dans les situations de modification de lettres patentes, de fusion ou de dissolution ou de transfert d’actif, le CA fera l’ensemble des démarches et préparera un dossier qui sera présenté lors d’une assemblée générale annuelle (AGA) ou extraordinaire (AGE) qui votera en faveur de la proposition.

Les règlements généraux

Les règlements généraux sont l’ensemble des procédures qui définissent le CPE/BC. Ils établissent la structure de la gouvernance du CPE/BC.

Les règlements généraux dictent le fonctionnement interne de l’OBNL et encadrent la prise de décisions. Ils prévoient la façon d’élire les administratrices, les qualités requises pour devenir membre, les procédures et délais internes de gestion des réunions du CA, etc.

Un des rôles du CA est l’adoption, la modification ou la révocation des règlements généraux. Les modifications entreront immédiatement en vigueur, à moins d’une mention contraire, et seront soumises à l’AGA suivante. À ce moment, si l’AGA ne les ratifie pas, ce seront les anciens règlements généraux qui s’appliqueront, les décisions et les résolutions prises seront ainsi annulées.

Bonnes questions à se poser comme CA

• Que contiennent nos règlements généraux?
• À quand remonte la dernière mise à jour des règlements généraux?
• Quels sont le fonctionnement et la procédure pour les CA?
• Quels sont les documents en lien avec la gouvernance du CPE/BC? Est-ce qu’ils ont été mis à jour?

Top 3 à retenir

1. L’assemblée générale des membres est l’instance élective.
2. Le conseil d’administration est l’instance décisionnelle et le gardien de la mission éducative du CPE/BC.
3. C’est la direction générale qui effectue la gestion quotidienne des opérations au CPE/BC.

Structure

Par son statut de personne morale, le CPE/BC comporte deux instances distinctes :

• L’instance élective : l’assemblée des membres
• L’instance décisionnelle : le conseil d’administration
• Les comités du CA ne sont pas décisionnels, mais effectués des recommandations au CA.

Voici la structure d’un CPE/BC.

L’assemblée des membres 

Contrairement aux compagnies, l’assemblée générale (AG) des membres dans un OBNL n’a pas le pouvoir de dicter la conduite du conseil d’administration. Le pouvoir des membres est notamment d’élire les administratrices lors d’une assemblée.

Il existe deux types d’assemblée générale:

• L’assemblée générale annuelle (AGA) – la plus connue, c’est elle qui est obligatoire
• L’assemblée générale extraordinaire (AGE)

Les règlements généraux du CPE/BC prévoient le fonctionnement de l’AG, les avis à envoyer au préalable et les délais à prévoir. Vous devez vous y conformer, sans quoi votre AG pourrait être invalidée. Il est donc important de le lire avant votre AG et de garder accessibles durant la rencontre.

Le CA : l’instance décisionnelle

Les administratrices composant le conseil d’administration sont élues par les membres lors d’une assemblée générale. Selon le législateur, le CA d’un CPE doit être composé d’une majorité de parents usagers. La présence de parents dans un CA représente d’ailleurs un indicateur de qualité.

La Loi confère au CA le pouvoir exclusif d’administrer les affaires du CPE/BC. C’est donc le CA qui prend toutes les décisions administratives concernant le CPE/BC, afin que la mission éducative du CPE/BC soit déployée adéquatement, et de s’assurer de la qualité des services aux enfants et aux parents. Attention : administrer ne veut pas dire mener la gestion quotidienne de la corporation. La gestion des opérations est déléguée à la direction générale. Quant à lui, le conseil d’administration assume un rôle de surveillance et de contrôle des affaires du CPE/BC. Le CA, par ses administratrices, a le droit d’être informé des affaires du CPE/BC, d’avoir accès aux livres comptables, aux procès-verbaux des anciennes réunions du CA, le tout pour assurer son devoir de surveillance de la gouvernance du CPE/BC. Toutes les décisions et les actions du CA doivent être prises dans le seul et unique intérêt de la corporation.

Les comités du CA – Un outil pour mieux avancer

Lors de projets spéciaux, permanents ou temporaires, le CA peut choisir de former des comités de quelques administratrices pour faciliter leur et avancer plus efficacement. Les comités en CPE/BC peuvent être, par exemple, un comité d’éthique ou encore un comité d’évaluation de la DG.

Le mandat d’un tel comité sera défini par le CA, mais n’aura pas de pouvoir décisionnel. Il fera ses recommandations au CA qui, lorsque requis, votera sur la proposition de résolution du comité.

Le CA demeure responsable

Le reste du CA ne pourrait pas se déresponsabiliser des conséquences fâcheuses d’une résolution prise suivant les recommandations du comité, puisque les administratrices conservent leur obligation de surveillance. Elles doivent donc questionner le comité pour s’assurer que la décision prise respecte la mission, les valeurs et les intérêts du CPE/BC.

Top 3 à retenir

1. Il y a deux types d’assemblée générale (AG) : AG annuelle (AGA) et AG exceptionnelle (AGE). Le fonctionnement de l’AG est décrit dans les règlements généraux
2. Le CPE/BC doit tenir une AGA chaque année avant le 15 octobre.
3. L’AGE permet de répondre à une situation particulière.

La référence : vos règlements généraux 

Vos règlements généraux du CPE/BC prévoient le fonctionnement de l’assemblée générale (AG), les avis à envoyer au préalable et les délais à prévoir. Vous devez vous y conformer, sans quoi votre AGA ou AGE pourrait être invalidé. Il est donc important de lire vos règlements généraux avant votre AGA ou AGE et de les garder accessibles durant la rencontre.

Les sujets de discussion lors d’une AGE sont ceux prévus aux règlements généraux. Parfois, les membres vont demander une AGE pour discuter d’un sujet qui relève du cadre de la gestion du CPE/BC. Nous sommes alors plutôt en présence d’une rencontre d’information ou de discussion que d’une AGE.

L’assemblée générale annuelle : un moment important

Une assemblée générale annuelle (AGA) est un moment important dans la vie démocratique du CPE/BC, bien qu’elle soit souvent considérée comme un mal nécessaire dans la gestion d’une corporation. L’AGA est notamment le lieu où le CA peut trouver ses prochaines administratrices.

Malgré le statut obligatoire d’une AGA, rien n’empêche de la rendre agréable. Pour les membres du CA, l’AGA est un moment privilégié pour rencontrer les parents et échanger avec eux sur les projets futurs du CPE/BC, partager les bonnes nouvelles, les réussites et les réalisations. Pour les parents, c’est l’occasion de poser leurs questions aux membres du CA et de mieux connaître le plan stratégique du CPE/BC.

Bien que la présentation du rapport d’activités du CPE/BC ne soit pas une obligation, il est bien de profiter de ce moment pour dire un petit mot aux membres, de parler des enfants, ou encore du programme éducatif.

Les pouvoir de l’AG

Lors d’une AG, voici les sujets qui doivent être à l’ordre du jour lors de l’AGA et qui peuvent être discutés lors d’une AGE :

• Présentation des états financiers vérifiés
  • Présentation des états financiers pour l’exercice se terminant au 31 mars par le CPA auditeur, CMA ou la direction du CPE/BC. Il est à noter que puisque c’est une présentation, celle-ci n’a pas à être adoptée par les membres.
  • Vous n’êtes pas obligées de déposer les rapports financiers. C’est une présentation; la Loi n’oblige pas que les états financiers soient approuvés par l’AG, mais qu’ils leur soient « soumis ».

• Élection des administratrices
  • Vous devez suivre la procédure prévue à vos règlements généraux.
  • Il faut prendre le temps d’expliquer la composition et le nombre d’administratrices au sein du CA, ainsi que la durée du mandat d’un administrateur et le nombre de sièges en élection cette année.
  • Avant la mise en candidature, il est important de préciser que les administratrices doivent :
    • Être des parents usagers autres que des membres du personnel du CPE ou toute personne leur étant liée (conjoint, enfant, enfant du conjoint, père ou mère, oncle, tante, frère ou sœur ainsi que leurs conjoints) élus par l’assemblée générale des membres
    • Être solvables
    • Se soumettre à une vérification d’absence d’empêchement en respect de la Loi sur les services de garde à l’enfance

• Nomination de l’auditeur externe
  • Le conseil d’administration propose la nomination d’un CPA auditeur CMA pour la vérification des états financiers pour l’année suivante, et le tout doit être adopté par l’AGA.
  • Si la présentation des états financiers a été effectuée par votre vérificateur comptable, votre auditeur ou une personne externe du CPE/BC, il vous faut lui demander de quitter la rencontre à moment-ci, car il est en conflit d’intérêt pour ce point à l’ordre du jour.

• Ratification des modifications aux règlements généraux (le cas échéant)
  • Le CA peut modifier les règlements généraux de la corporation en cours de mandat. Cependant, il faut que l’AG adopte lesdites modifications.

Une AGA chaque année

Un organisme OBNL doit annuellement tenir une assemblée générale. Il n’est donc pas possible de reporter cette obligation à l’année suivante.

L’article 98 a) de la Loi sur les compagnies prévoit qu’une association doit, chaque année, dans un délai maximal de quatre mois suivants la fin de l’exercice financier de la corporation en question, tenir une assemblée générale de ses membres.

En fait, les règlements généraux de plusieurs CPE/BC prévoient que leur AGA doive avoir lieu avant le 30 septembre de chaque année. Si vous désirez tenir votre AGA à une date ultérieure, vous devez prévoir une modification temporaire à vos règlements généraux afin de modifier la date. Vous devez procéder par résolution du CA et le tout doit être rectifié en AGA par la suite. Il appartient au CA de déterminer la date de l’AGA, en respect des lois et règlements en vigueur et de ce qui est prévu dans les règlements généraux.

Il est cependant une bonne pratique dans le réseau d’effectuer sont AGA avant le 15 octobre, le tout en concordance de l’article 33 de la Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance qui concerne les comités de parents.

L’avis de convocation

L’avis de convocation à votre AGA doit être envoyé aux membres dans le délai prévu à vos règlements généraux et doit inclure les informations générales : type d’AGA virtuelle ou hybride, date, heure, plateforme utilisée, lien pour accéder à la réunion, etc.

N’oubliez pas de joindre le procès-verbal de la dernière AGA.

L’ordre du jour

Voici les sujets qui doivent être à l’ordre du jour lors de l’AGA, car il relève des pouvoirs de l’assemblée des membres. Ils peuvent aussi être discutés lors d’une AGE :

• Présentation des états financiers vérifiés
• Élection des administratrices
• Nomination de l’auditeur externe
• Ratification des modifications aux règlements généraux (le cas échéant)

Les autres sujets ne sont pas obligatoires.

• Rapport d’activité du CPE/BC

L’AGE : répondre à une situation particulière

Il n’y a habituellement qu’un seul point à l’ordre du jour d’une AGE, puisque celle-ci est tenue dans le but de répondre à une situation ponctuelle et particulière. Le CA peut convoquer les membres à une AGE sur un sujet précis, par exemple, pour faire entériner la décision du CA en lien avec une fusion ou un transfert d’actif avec un autre CPE/BC.

Les membres peuvent eux aussi demander une AGE sur un sujet particulier. Ils doivent alors se référer aux règlements généraux pour connaître la procédure à suivre. Généralement, il faut avoir un nombre déterminé de membres en règle signataires de cette requête qui doit être remise à la présidente du CA.

Il est à noter que les délais pour la convocation d’une AGE ne sont normalement pas les mêmes que ceux d’une AGA. Encore une fois, vos règlements généraux sont votre référence.

Bonnes questions à se poser comme CA

• Que prévoient les règlements généraux à propos du fonctionnement des AG?
• Qui et quand doit-on convoquer une AGE?
• À quel moment doit se tenir l’AGA du CPE/BC?
• Qui est responsable de préparer l’ODJ et la convocation à l’AGA?
• Quels sont les sujets qui relèvent de l’AG?

Top 3 à retenir

1. L’assemblée générale virtuelle est aussi valide que celle en présence.
2. Les règlements généraux prévoient le fonctionnement de l’assemblée virtuelle, sinon ils pourront être modifiés.
3. Il est possible de tenir un vote secret, mais cela comporte certaines particularités.

Une assemblée tout aussi valide

Les assemblées générales virtuelles ont la même valeur et les mêmes règles et procédures que toute autre rencontre en personne, à l’exception du vote secret.

Il est important de se rappeler que le moyen technologique retenu devra permettre à tous les participants de communiquer immédiatement et directement entre eux, en plus de tenir un vote secret si cela est demandé.

Assurez-vous des règles de sécurité de la plateforme de votre choix et n’enregistrez pas la rencontre.

Prévue à vos règlements généraux

Comme pour toute assemblée générale, votre référence pour le fonctionnement demeure vos règlements généraux. Si ceux-ci ne prévoient pas déjà la possibilité de tenir une assemblée virtuelle, il peut être judicieux d’y remédier.

Voici un exemple d’article qui pourrait être inclus dans vos règlements généraux :

Assemblée virtuelle par moyen technique

Le conseil d’administration peut, de façon exceptionnelle, convoquer une assemblée des membres par un moyen technique (vidéo, conférence, internet, etc.). Ces assemblées ont la même valeur et les mêmes règles et procédures que toute autre rencontre en personne à l’exception du vote secret.

L’avis de convocation à une assemblée virtuelle

Dans votre avis de convocation aux membres, vous devez identifier le format de votre AG. Vous pouvez transmettre le lien immédiatement dans l’avis de convocation ou demander aux membres intéressés de vous signifier leur présence à l’AG virtuelle. Cela vous permettra d’envoyer le lien aux membres directement par courriel pour qu’ils se joignent à cette assemblée, et ce, la journée précédant l’AG.

Voter lors d’une assemblée virtuelle

Lors d’une assemblée virtuelle, les mêmes règles habituelles s’appliquent pour les votes et en respect de vos règlements généraux. Les votes peuvent se tenir à main levée sauf si deux membres présents ou plus demandent un scrutin secret ou le moment prévu dans les règlements généraux.

Le vote secret virtuel peut être pris par tout moyen de communication tant qu’il permet à la fois de recueillir les votes de façon à ce qu’ils puissent être vérifiés subséquemment et de préserver le caractère secret du vote. La discussion sur la méthode qui sera choisie afin d’effectuer le vote secret doit avoir lieu lors de l’AGA avec toutes les personnes ayant droit de vote. Nous recommandons une résolution sur la méthode de vote qui sera choisie par les membres.

Le vote secret aura lieu au moment prévu par vos règlements généraux, notamment lors des élections des administrateurs. Dans ce cas, vous devez prévoir qui seront les scrutateurs. Par exemple, lors de l’élection des administrateurs, la présidente et la secrétaire d’élection peuvent avoir accès au résultat du vote.

Nous vous suggérons de faire un test avant le vote. Cela permet à tous de prendre connaissance du moyen de communication choisi et de s’assurer de la fonctionnalité et des règles.

Outil

• Guide des bonnes pratiques pour l’organisation d’une assemblée générale annuelle virtuelle pour les CPE/BC

Bonnes questions à se poser comme CA 

• Quelles sont les règles de sécurité de la plateforme de votre choix?
• Est-ce que tous les participants vont pouvoir communiquer et s’exprimer directement?
• Que prévoient nos règlements généraux ?

Top 3 à retenir

1. Le CA est composé d’un minimum de 7 administratrices.
2. Au moins les 2/3 doivent être des parents usagers du CPE/BC.
3. L’ensemble des administratrices sont élues par les membres lors de l’assemblée générale.

Des caractéristiques inscrites dans la Loi

La composition et les exigences d’un CA d’un CPE/BC sont prévues dans la Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance (LSGÉE) ainsi que dans les règlements généraux du CPE/BC.

Les administratrices sur le CA

Toutes les administratrices élus au CA, et ce, peu importe leur siège, ont les mêmes devoirs et obligations.

• En CPE: minimum 7 administratrices, dont au moins 2/3 sont des parents usagers ou de futurs usagers
• En CPE-BC: minimum 9 administratrices, dont au moins 2/3 sont des parents usagers ou de futurs usagers répartis en parts égales entre les parents usagers du CPE et du BC
• En BC: minimum 5 administratrices, dont une majorité doit être des parents usagers

L’administratrice issue de la communauté

Au moins 1 administratrice doit être issue de la communauté, que ce soit en CPE, CPE-BC ou BC. Elle peut venir du milieu des affaires, institutionnel, social, éducatif ou communautaire.

Théoriquement, rien n’empêche l’administratrice issue de la communauté d’être un parent usager. Cependant, nous ne recommandons pas que ce soit le cas, puisque le but visé par cette catégorie de sièges est de bénéficier d’une administratrice avec une vision complètement extérieure et objective. De plus, l’intention du Législateur était clairement d’avoir une catégorie différente, c’est pourquoi il a pris soin de le spécifier.

Afin de trouver un membre de la communauté pour siéger sur votre CA, vous pouvez contacter des associations professionnelles ou des regroupements d’affaires. Il s’agit d’une excellente occasion d’inclure au sein du CA une personne ayant un profil de compétences complémentaires à celui du reste des administratrices.

L’employée sur le CA

La Loi n’oblige pas les CPE/BC à avoir une employée sur le CA. En CPE et CPE-BC, vous pouvez avoir un maximum de 2 administratrices employées.

Il est à noter que les membres parents ou issus de la communauté ne peuvent pas être des membres du personnel. D’ailleurs, ce poste n’est pas réservé à la représentante des employées ou à une déléguée syndicale, mais est accessible à tout membre du personnel qui souhaite siéger sur le CA. À noter que parfois, les équipes de travail ou les syndicats ont une façon interne de déterminer qui occupera ce rôle. Cependant, la personne ainsi nominée devra quand même être élue lors de l’AGA.

Comme ce poste n’est pas obligatoire pour le CA, il faudra se référer aux règlements généraux pour vérifier si cette catégorie est prévue. De plus, ce siège ne pourra être comptabilisé dans la majorité requise des parents usagers lors du vote.

Bien que rien ne l’empêche, nous ne recommandons pas qu’une cadre occupe le poste de membre du personnel sur le CA. L’objectif de ce poste est d’obtenir au sein du CA un son de cloche extérieur à la direction, émanant du « terrain ».

Une RSG sur le CA

Si vous avez un bureau coordonnateur de la garde en milieu familial, il y a peut-être une ou des RSG sur votre CA. Comme pour les employées sur le CA, la Loi n’oblige pas le CPE-BC à prévoir un siège de RSG sur le CA. Il est à noter que pour un BC qui n’a pas d’installation, le législateur a prévu la présence certaine d’une RSG, alors que ce n’est pas le cas lorsqu’il parle de la composition d’un CPE-BC.

• En CPE-BC: maximum 1 RSG reconnue sur le territoire du BC, pas d’obligation légale d’en avoir (mais attention, peut être obligatoire selon vos règlements généraux)
• En BC: 1 RSG reconnue sur le territoire du BC, obligation légale

Attention aux personnes liées

Aucune administratrice ne peut être liée à une autre, sauf en milieu autochtone.

L’article 3 de la LSGÉE explique :

« 3. Pour l’application de la présente loi et à moins que le contexte n’indique un sens différent : […]

2°    est une personne liée à une autre :

1. a) son conjoint, son enfant ou l’enfant de son conjoint, son père ou sa mère, son oncle ou sa tante, son frère ou sa sœur ainsi que leurs conjoints;
2. b) la personne à laquelle elle est associée ou la société de personnes dont elle est un associé;
3. c) la personne morale qu’elle contrôle ou qui est contrôlée par une personne visée au sous-paragraphe a);
4. d) la personne morale dont elle détient directement ou indirectement 10% ou plus des droits de vote rattachés aux actions que cette personne morale a émises ou 10 % ou plus de telles actions;
5. e) la personne morale dont elle est une administratrice ou une dirigeante; […] »

Ainsi, une administratrice ne peut pas être liée à un autre membre sur le CA, ni à une personne de l’équipe de travail au CPE/BC ou, pour les BC, à une RSG établie dans le territoire.

Une administratrice qui siège au poste de parent usager ne pourrait voir son frère être administrateur au siège de membre de la communauté ou parent usager. Cette exigence n’est toutefois pas appliquée dans les milieux autochtones.

De même, un parent usager ou une administratrice issue de la communauté ne peut être également un membre du personnel du CPE/BC ou une personne liée à ce dernier. Par exemple, une candidate ne pourrait pas siéger sur le CA si son frère ou son conjoint est cuisinier au CPE/BC, et ce, peu importe la catégorie d’administratrice qu’elle occupe.

Exempt d’empêchement judiciaire

La LSGÉE vise à « promouvoir la qualité des services de garde éducatifs fournis par les prestataires de services de garde qui y sont visés en vue d’assurer la santé, la sécurité » des enfants. Cette mission passe inexorablement par une vérification quant aux antécédents judiciaires des adultes qui y travaillent ainsi que des administratrices des CA et des établissements.

À ce titre, une attestation d’absence d’empêchement doit être demandée à la candidate administratrice. Il s’agit d’un document délivré par un corps de police du Québec attestant que les banques de données qui lui sont accessibles ne contiennent aucun renseignement permettant l’établissement de la présence d’un empêchement.

Qu’est-ce qu’un empêchement judiciaire?

Un empêchement peut être un antécédent judiciaire, souvent appelé un « casier criminel ».

Cependant, un empêchement inclut aussi les mises en accusation et les comportements répréhensibles qu’une personne a pu avoir et qui peuvent raisonnablement mettre en danger la santé, la sécurité ou le bien-être des enfants.

Ainsi, le corps de police avec qui le CPE/BC fait affaire fera une vérification d’absence d’empêchement pour s’assurer qu’il n’y a pas de condamnation, de mise en accusation ou de comportement répréhensible associé à la candidate administratrice.

La recherche portera sur toute inconduite à caractère sexuel, toute omission de fournir les choses nécessaires à la vie, toute conduite criminelle d’un véhicule à moteur, sur tout comportement violent, acte de négligence criminelle et fraude ainsi que sur tout vol, incendie criminel et délit relatif aux drogues et stupéfiants.

Et s’il y a présence d’un empêchement?

Les conséquences d’un résultat positif à la suite d’une vérification d’absence d’empêchement peuvent être grandes. En effet, dans certains cas, un CPE/BC pourrait se voir suspendre ou révoquer son permis s’il ne pouvait établir l’absence d’empêchement de l’une de ses administratrices.

Il est donc important de compléter les documents dans les meilleurs délais. Il importe de noter que si la vérification d’empêchement s’avère positive, il faut par la suite analyser s’il y a un « lien avec les enfants ». L’analyse de l’empêchement doit donc se faire au cas par cas.

Par exemple, un antécédent de conduite avec faculté affaiblie ne devrait pas empêcher une candidate d’obtenir un poste sur le CA si elle n’a pas à se déplacer en voiture avec les enfants. Certaines situations sont plus faciles à évaluer, par exemple un empêchement de voies de fait graves sur un mineur exclut la candidate presqu’automatiquement. Dans le cas d’une personne ayant un empêchement de possession simple de drogue datant de plus de vingt (20) ans, il faudrait vérifier davantage le contexte des événements et notamment, analyser la présence de facteurs aggravants ou atténuants et la présence de récidive. 

Bonnes questions à se poser comme CA 

• Est-ce que notre CA est composé en respect de la Loi et de nos règlements généraux?
• Est-ce que les membres sur le CA sont toujours en règle?
• Avons-nous des problèmes à avoir le quorum lors de nos réunions?
• Avons-nous un membre de la communauté qui pourra s’investir au sein du CA?

Top 3 à retenir

1. La présidente doit être un parent usager.
2. Il appartient aux membres du CA d’élire les dirigeants du CA soit le comité exécutif.
3. Toutes les administratrices au CA ont un rôle à jouer dans l’objectif du meilleur intérêt du CPE/BC. 

Des rôles bien définis

La Loi sur les compagnies prévoit qu’un CA doit avoir une présidente et une secrétaire.

Le CA est composé de plusieurs administratrices qui, dans certains cas, jouent un rôle précis en plus d’être administratrices. Il s’agit des postes de présidente, de vice-présidente, de secrétaire et de trésorière. Les administratrices qui sont élues par le CA à ces fonctions forment le Comité exécutif du CA.

L’élection des dirigeants est effectuée lors de la première réunion du CA qui suit l’assemblée générale. Le processus et les postes doivent être ceux en respect des règlements généraux du CPE/BC.

Si la collaboration entre le CA et la direction générale est globalement importante, elle l’est encore plus dans l’exercice des fonctions de certaines administratrices.

De façon générale et indépendamment de leur poste, toutes les administratrices doivent se préparer aux réunions en prenant connaissance de la documentation fournie.

L’administratrice

Les principales fonctions de l’administratrice sont de :

• Collaborer à tous les dossiers présentés au CA
• Participer à l’adoption des procès-verbaux et des différentes résolutions prises par le CA
• Être présent aux rencontres et avoir lu les documents nécessaires
• Assumer la responsabilité d’un dossier ou d’un comité que lui délègue le CA

La présidente

La présidente doit obligatoirement être un parent usager du CPE/BC, tel que requis à l’article 27 du RSGÉE :

« 27. Les membres du conseil d’administration d’un titulaire d’un permis de centre élisent parmi eux un président qui doit être un parent usager des services de garde. »

Les principales fonctions de la présidente sont de :

• Agir à titre de représentante officielle du CPE/BC dans les relations externes, lorsque requis
• Préparer les ordres du jour des réunions du CA, avec la direction générale
• Animer les réunions du CA, donne les droits de paroles
• S’assurer que le quorum est atteint, que les administratrices ont reçu les documents nécessaires et que le déroulement respecte les règles de fonctionnement dont le CA s’est doté
• Veiller à ce que les sujets discutés lors des réunions relèvent de la compétence du CA
• Veiller à ce que les décisions soient valablement prises par la majorité des administratrices formant la majorité des parents usagers
• Elle s’assure que les décisions prises par le CA soient communiquées à la direction générale afin que celle-ci puisse les mettre en application
  • « 28. Une décision du conseil d’administration ne peut être valablement prise que si elle l’est par une majorité d’administrateurs formant la majorité requise des parents usagers des services de garde. »
• S’il y a lieu, la présidente s’assure que les décisions prises par le CA soient communiquées à la DG afin que celle-ci puisse les mettre en application
• Finalement, selon les pouvoirs qui lui sont conférés par les règlements généraux du CPE/BC ou par résolution du CA, la présidente pourra signer des contrats qui engagent le CPE/BC

La vice-présidente

Les principales fonctions de la vice-présidente sont de :

• Remplacer la présidente lorsque nécessaire
• Administrer d’autres dossiers ou des projets déterminés par le CA ou par les règlements généraux

Il est recommandé que la vice-présidente soit également un parent usager, puisqu’elle remplace la présidente en cas d’absence, de démission ou d’impossibilité d’agir.

La secrétaire

Les principales fonctions de la secrétaire sont de:

• Prendre les notes et rédiger les procès-verbaux des réunions du CA, le tout en collaboration avec la direction générale
• Convoquer les réunions du CA et communiquer la proposition de l’ordre du jour aux membres du CA, le tout en collaboration avec la direction générale
• Noter les présences des administratrices aux réunions
• Veiller à l’adoption, avec ou sans modification, des ordres du jour
• Inscrire aux procès-verbaux les administratrices qui ont proposé, appuyé ou se sont abstenues lors des votes de résolutions
• Veiller à la signature des procès-verbaux
• Assurer la tenue des registres du CPE/BC et des copies conformes des résolutions, en collaboration avec la direction générale
• Assurer que les archives, les livres, les registres et les procès-verbaux soient bien conservés au siège social du CPE/BC, en collaboration avec la direction générale

Dans les faits, plusieurs tâches de la secrétaire sont souvent déléguées à la direction générale, comme l’envoi des avis de convocation ou encore la rédaction des procès-verbaux. Par contre, la direction générale ne peut pas signer au nom du CA puisqu’elle n’est pas membre du CA, mais plutôt une invitée d’office aux réunions du CA.

La trésorière

Les principales fonctions de la trésorière sont de:

• Assurer la surveillance des finances du CPE/BC, en collaboration avec la direction générale
• Signer les chèques avec les autres administratrices ou personnels du CPE/BC autorisé
• Superviser la préparation des bilans financiers
• Superviser la préparation des prévisions budgétaires
• Présenter les budgets et les suivis au CA, en collaboration avec a directrice générale
• S’assurer que des mécanismes de contrôle sont effectués au CPE/BC

En effet, comme pour les tâches de la secrétaire, la trésorière sera grandement appuyée par la direction générale, la commis comptable ou d’autres employées au CPE/BC. Au jour le jour, la direction générale ou la directrice adjointe effectue plusieurs tâches financières (comme les paies, par exemple), mais la trésorière demeure la personne du CA qui assure le contrôle et la supervision de ce volet de l’administration du CPE.

Il est possible de joindre les fonctions de secrétaire et de trésorière ensemble, le tout en respect de vos règlements généraux.

Outil

Les dirigeants et dirigeantes au sein du conseil d’administration, ministère de la Famille.

Bonnes questions à se poser comme CA

• Quels sont les postes de dirigeants au sein du CPE/BC?
• Quelles sont les fonctions qui sont déléguées à des dirigeants?
• Quels sont les mécanismes de contrôle au CPE/BC?

Top 3 à retenir

1. Les administratrices sont élues lors de l’assemblée générale annuelle.
2. Une administratrice qui ne répond plus aux critères d’éligibilité sera disqualifiée.
3. Le mandat sur un CA est effectué à titre bénévole.

L’élection et la durée du mandat

C’est lors de l’AGA que les administratrices sont élues selon la procédure établie dans les règlements généraux. La durée du mandat est généralement d’un an, soit d’une AGA à l’autre. Toutefois, rien n’empêche un CPE/BC de définir un mandat plus long dans ses règlements généraux, mais il ne pourra excéder deux (2) ans. Le mandat de deux ans est d’ailleurs favorisé chez plusieurs CPE/BC afin d’avoir une rotation des administratrices au sein de votre CA.

En effet, un mandat de deux ans à l’avantage de permettre une continuité et la passation des connaissances entre membres du CA. Dans ces cas, les mandats des administratrices peuvent être décalés, c’est-à-dire se terminer en alternance. Ainsi, le CPE/BC ne se retrouve pas dans une situation où toutes les administratrices terminent – ou commencent – leur mandat en même temps. Cela permet d’entretenir une mémoire corporative du CPE/BC.

Tant que l’administratrice répond aux critères, rien ne l’empêche de se faire réélire une fois son mandat terminé, à moins que des dispositions contraires soient prévues dans les règlements généraux.

Prolonger l’engagement

Dans le cas où l’AGA ne peut avoir lieu à la date fixée, par conséquent reportant les élections, le mandat de l’administratrice qui se terminait à ce moment est prolongé automatiquement jusqu’aux élections de la prochaine AGA. Cette prolongation automatique est prévue par la Loi afin d’éviter qu’il n’y ait plus de CA pour une corporation. On appelle ce processus un « holding over ». Cependant, on ne doit pas abuser de ce processus sans raison valable.

Quand le mandat prend fin en cours de mandat

Le mandat d’une administratrice prendre fin en cours de mandat pour différentes raisons :

• La démission

En tout temps, l’administratrice peut démissionner de son poste pour les raisons qui lui appartiennent.  Légalement, elle n’a pas l’obligation de donner les raisons de son départ ni de préavis au CA. Cependant, l’obligation de diligence qui incombe à l’administratrice continue même après sa démission.

Par exemple, si son départ inopiné portait préjudice au CPE/BC, elle pourrait être tenue responsable. Il est donc recommandé de donner un préavis, de préférence par écrit, afin de protéger à la fois l’administratrice qui quitte et le CPE/BC. Lorsque la démission est prévisible, par exemple au moment d’un déménagement hors du territoire, il sera important de donner un préavis au CA. Dans ce cas également, les obligations d’honnêteté, de loyauté et de confidentialité se poursuivent pour l’administratrice qui a démissionné.

• La destitution

Seule l’AG, et non pas le CA, peut destituer une administratrice. Au Québec, ce pouvoir de destitution doit être expressément stipulé dans les lettres patentes du CPE/BC (toutefois, l’article 313 C.c.Q. tend à suggérer que ce pouvoir pourrait également être prévu uniquement aux règlements généraux de la corporation). Par exemple, un CA pourrait demander à AG de destituer une administratrice qui n’a pas dénoncé son intérêt dans une entreprise avec laquelle le CPE/BC fait affaire.

C’est une pratique rarement utilisée et qui est assimilée un peu à un « congédiement » d’un membre du CA. Elle n’est utilisée qu’en cas de motif sérieux, par exemple suivant la découverte de malversations ou d’empêchements cachés.

La destitution se fera lors d’une AGE où les membres seront appelés à voter sur la destitution de l’administratrice. Lors de cette AGE, il pourrait également être prévu que l’AGE élise la nouvelle administratrice à ce poste vacant. Dans le cas contraire, comme nous l’avons vu, le CA a le pouvoir de combler une vacance.

• La disqualification

Une administratrice est disqualifiée lorsqu’elle perd les qualités requises pour être administratrice, soit par la Loi ou les règlements généraux du CPE/BC. La disqualification est automatique et entre en vigueur dès la connaissance par le CA du motif de disqualification. Par exemple, une administratrice sera disqualifiée si elle fait une faillite personnelle, est mise en tutelle ou en curatelle, ou encore si son enfant ne fréquente plus le CPE/BC ou elle n’est plus employée ou RSG.

En effet, le mandat d’un parent administratrice prend fin au moment où son enfant cesse de fréquenter le CPE/BC ou le service de garde en milieu familial, même si cela survient en cours de mandat. En effet, il s’agit d’une condition essentielle à son éligibilité à titre d’administratrice. Un parent usager dont l’enfant ne fréquente plus le CPE/BC ou le service de garde en milieu familial ne peut plus siéger sur le CA en tant que parent, puisqu’il ne répond plus aux critères de « parent usager ». S’il souhaite demeurer sur le CA, il aura l’option de se faire élire au poste réservé au « membre de la communauté », si celui-ci est vacant.

Ce principe s’applique également à une employée qui quitte le CPE/BC ou à une RSG.

La vacance : un siège inoccupé

Au sein d’un CA, un siège d’administratrice laissé inoccupé est appelé une vacance. Les postes vacants surviennent lors d’une démission, d’un décès, d’une destitution, d’une disqualification.

Dans cette situation, le CA pourra nommer une administratrice qui comblera la vacance de ce poste, pour le reste du terme du mandat, c’est-à-dire jusqu’à l’élection par l’AGA d’une administratrice à ce poste. À tout événement, cette nomination par le CA ne pourra avoir lieu que s’il y a quorum au sein du CA. L’administratrice ainsi nommée par le CA devra, comme les autres, répondre aux mêmes critères et exigences pour siéger de façon légale. Sous réserves des critères d’éligibilité, rien n’empêchera cette administratrice nommée par intérim à se présenter aux élections.

Dans l’éventualité où le nombre de postes d’administratrices augmenterait dans un CA, ces nouveaux postes jamais comblés ne pourraient être considérés vacants. Il en sera de même pour un poste pour lequel aucune administratrice n’a été élue lors de l’AGA.

Pas de rémunération

Aucune administratrice siégeant sur le CA d’un CPE/BC ne reçoit de rémunération pour cette fonction. Si une administratrice engageait des dépenses dans l’exercice de ses fonctions, elle aurait droit au remboursement dans la limite de la politique de remboursement des dépenses en vigueur au CPE/BC. Afin de simplifier le tout, il est préférable de prendre une résolution préalable nommant l’administratrice qui engagera des sommes dans un projet donné et le budget alloué. Les malentendus et les frustrations peuvent ainsi être évités.

L’employée du CPE/BC ou la RSG sur le CA effectue donc son mandat de façon bénévole au même titre que toutes les autres administratrices.

Bonnes questions à se poser comme CA 

• Est-ce que les administratrices ont toujours les qualités afin d’être sur le CA?
• Est-ce que tous les postes d’administratrices sont comblés?

Top 3 à retenir

1. Prévoir un calendrier de rencontres annuelles.
2. Les CPE/BC ont un double quorum.
3. Les PV sont la mémoire du CA.

Des balises claires

Le CA doit fonctionner selon des règles établies par les lois et règlements encadrant les OBNL ou les COOP et les services de garde éducatifs à l’enfance. Lors de ses réunions, il doit donc suivre une procédure claire de manière à respecter les balises légales qui lui sont imposées et ainsi à s’assurer de la validité des décisions prises.

Les réunions du CA sont privées. Seules les administratrices du CA ou les personnes formellement invitées par le CA peuvent y assister. Ainsi, une administratrice ne pourrait être accompagnée d’un avocat ou d’un conseiller lors d’une réunion à moins que toutes les administratrices y aient consenti expressément.

L’avis de convocation 

L’avis de convocation doit être envoyé dans le délai prévu aux règlements généraux du CPE/BC. Il n’a pas besoin d’énumérer les sujets qui seront abordés lors de la réunion, mais doit faire mention de l’endroit, la date et l’heure de la réunion. Si une administratrice n’est pas convoquée ou si la convocation n’est pas conforme, quelqu’un pourrait contester la validité de la réunion. Les décisions prises lors de cette réunion seraient donc remises en question.

Dans le contexte précis d’un CPE/BC, c’est généralement la direction générale qui fait l’envoi des avis de convocation aux réunions à la place de la secrétaire du CA. Toutefois, la décision de convoquer une réunion peut tout autant émaner de deux administratrices qui en font la demande, le tout selon vos règlements généraux.

Il est suggéré de prévoir un calendrier des rencontres lors de la première réunion du CA. Cela permet de favoriser l’obtention du quorum lors des rencontres ainsi que de planifier celles-ci plus aisément.

L’ordre du jour

À moins que les règlements généraux ne le prévoient explicitement, il n’est pas obligatoire de présenter un ordre du jour avec l’avis de convocation. Toutefois, il est fortement recommandé d’envoyer un ordre du jour quelques jours avant la réunion afin que les administratrices puissent se préparer adéquatement. Il pourrait s’agir d’une version « projet » qui sera ajustée selon les commentaires et propositions. Une version finale sera alors remise au début de la réunion. Par contre, toute la documentation nécessaire doit être remise avant la réunion, afin de permettre aux administratrices de se préparer adéquatement et répondre à leur obligation de diligence.

Un ordre du jour contient habituellement :

1. La proposition d’ouverture de la réunion
2. La possibilité pour les administratrices d’amender l’ordre du jour ou de proposer de nouveaux points
3. Une liste des sujets à discuter et des résolutions à prendre, avec les sujets stratégiques, et ceux qui exigent un vote, placés au début de la rencontre
4. Un point varia pour transmettre des informations pertinentes ou discuter de sujets moins pressants et qui ne demandent pas de discussion ou de décision.

Si une administratrice occupe le poste d’employée du CPE/BC au sein du CA, il sera important d’inscrire à l’ordre du jour les points où elle devra quitter la réunion le temps de tenir cette discussion à huis clos ou qui concernent les ressources humaines du CPE/BC.

Les points inscrits à l’ordre du jour découleront aussi du plan d’action dont s’est doté le CA en début d’année et du calendrier des activités ou événements à venir. La direction générale joue donc un rôle important de planification dans l’élaboration des sujets à aborder en cours d’année selon les besoins du CPE/BC.

D’un point de vue plus pratique, la direction générale préparera l’ordre du jour et la présidente confirmera ou proposera des modifications.

Le quorum lors des rencontres du CA et le double quorum

De façon générale, le quorum signifie qu’il y a présence du nombre minimal d’administratrices nécessaire à la prise d’une décision valide. Il importe de préciser que le calcul du quorum sera effectué selon le nombre de postes d’administratrices prévus aux règlements généraux (au total) et non celui du nombre de postes occupés (quand il y a des postes vacants).

Dans le cas des CPE/BC, une condition supplémentaire s’applique : une majorité des administratrices au poste de parents usagers sur le CA doivent être présentes lors des décisions prises, article 28 de LSGÉE. Ainsi, un double quorum doit être respecté.

« Une décision du conseil d’administration ne peut être valablement prise que si elle l’est par une majorité d’administrateurs formant la majorité requise des parents usagers des services de garde. »

En effet, le législateur a voulu que les parents jouent un rôle important dans la gestion du CPE/BC étant un indicateur de qualité pour un service de garde.

Exemple

Un CA de CPE compte sept administratrices, dont cinq parents usagers (puisque selon la LSGÉE, les deux tiers des membres du CA doivent être des parents usagers). Pour être en mesure de prendre des décisions, la réunion du CA doit se tenir avec au moins quatre administratrices (la majorité du nombre total d’administratrices), dont trois parents usagers (la majorité du nombre de parents usagers). Si les membres présents à la réunion ne sont que deux membres externes et deux parents usagers, le quorum n’est pas atteint.

Si vous savez qu’il sera impossible d’atteindre le quorum lors d’une réunion, vous ne pouvez valablement tenir la rencontre. Une bonne façon d’éviter les conflits d’horaires est d’établir un calendrier des réunions en début d’année, cela simplifiera la gestion pour tout le monde. Les imprévus étant toujours possibles, il importe d’avertir les membres du CA si vous ne pouvez assister à une réunion afin d’éviter que le CA se réunisse sans pouvoir atteindre le quorum.

Il y a donc le quorum pour tenir la rencontre du CA et par la suite le quorum de parent lors de la prise de chacune des décisions du CA.

Le rôle de la présidente lors de la rencontre

La présidente s’assure que la réunion se déroule correctement et selon l’ordre du jour prévu. Son rôle est de faciliter la réunion. Elle accorde les droits de parole et s’assure du respect des procédures et du décorum.

C’est le rôle de la présidente de ramener les discussions qui s’éloignent trop du sujet pour permettre au débat de rester centré. Les interventions de chacun doivent être limitées au point débattu.

La présidente est le chef d’orchestre de la réunion du CA.

Le déroulement d’une rencontre du CA

• La réunion est déclarée ouverte par la présidente après vérification du quorum, de la validité de la convocation et des présences autorisées.
• L’ordre du jour est adopté après proposition d’une administratrice et appui de la proposition par une seconde. Avant l’adoption, il est demandé aux administratrices si elles ont des modifications à proposer ou des points à ajouter à l’ordre du jour.
• Les points à l’ordre du jour sont discutés un par un, dans l’ordre. Si nécessaire, des résolutions sont adoptées.
• Le point « varia » est abordé, mais aucune décision n’est prise à ce moment, car il ne s’agit que de discussions.
• La fermeture de la réunion doit être proposée, appuyée puis adoptée.

Le procès-verbal

La secrétaire note le contenu des interventions ainsi que les résolutions prises lors de la réunion.

Il importe de noter qu’il n’est pas nécessaire d’avoir un « verbatim » (une reproduction mots à mots) de la réunion, mais plutôt un procès-verbal qui donnera les grandes lignes des discussions et interventions sur les différents points. L’objectif est de connaître la teneur des débats pour pouvoir ensuite comprendre les décisions, et non d’avoir le fin détail de l’ensemble des interventions individuelles.

Cela dit, rien n’empêche une administratrice de demander que son nom soit inscrit au procès-verbal, par exemple dans le cas d’un vote sur un sujet qu’elle croit contraire aux règlements généraux ou aux obligations légales du CPE/BC.

Il est à noter que les procès-verbaux sont disponibles seulement pour les administratrices sur le CA. Ils ne sont pas communiqués à l’ensemble des membres ni aux employés du CPE/BC.

Par ailleurs, en cas de huis clos, la portion du procès-verbal qui s’y applique devra être conservée sous enveloppe cachetée afin d’en préserver la confidentialité.

Les observateurs au CA

Les personnes invitées à assister à une réunion du CA peuvent l’être en tant qu’observateurs ou en tant qu’intervenants qui feront une présentation ou feront valoir son point de vue, selon ce que le CA lui a demandé. À tout événement, les invités quittent la réunion lorsque leur présence n’est plus requise. Les règlements généraux prévoient souvent que la DG est une invitée d’office à toutes les rencontres du CA. Elle restera normalement durant toute la réunion, à moins d’une discussion la concernant.

Les rencontres du CA à distance

À moins que ce soit spécifié autrement dans les règlements généraux du CPE/BC et si toutes sont d’accord, les réunions peuvent avoir lieu à distance. Il est d’ailleurs très avantageux pour un CA de prévoir une telle procédure dans ses règlements généraux. Nous recommandons d’user de cette méthode surtout pour les points urgents qui ne peuvent attendre à la prochaine date de réunion du CA. Ceci s’avère particulièrement pratique pour les BC.

À ce sujet, la L.C.Q. prévoit que :

« 89.2. À moins de dispositions contraires dans l’acte constitutif ou dans les règlements de la compagnie, les administrateurs peuvent, si tous sont d’accord, participer à une assemblée du conseil d’administration à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer oralement entre eux, notamment par téléphone. Ils sont alors réputés avoir assisté à l’assemblée. »

Les réunions du CA peuvent se tenir par vidéoconférence, courriel ou conférence téléphonique. De plus, des résolutions peuvent être prises à l’extérieur des réunions, par écrit, en autant que les administratrices aient signé l’écrit.

« 89.3. Les résolutions écrites, signées de tous les administrateurs habiles à voter sur ces résolutions lors des assemblées du conseil, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours de ces assemblées. »

Prendre une décision à distance

Bien entendu, la tenue d’un vote doit être adaptée au moyen de communication à distance.

Ainsi, les décisions prises par courriels peuvent être entérinées lors de la prochaine rencontre. Les échanges de courriels seront alors conservés et annexés au procès-verbal. Par exemple, un vote secret ne pourrait convenablement se faire au téléphone.

Toutefois, comme nous l’avons vu précédemment, une résolution peut être adoptée par écrit lorsque toutes les administratrices habilitées à voter signent celle-ci. Elle aura la même valeur que si elle avait été adoptée en cours de réunion.

Dans tous les cas, le quorum doit être établi et le vote, le cas échéant, doit être remporté à la majorité des parents usagers.

Bonnes questions à se poser comme CA

• Est-ce que nous avons le quorum pour chacune des rencontres ainsi que le quorum lors de la prise des décisions?
• Est-ce que les procès-verbaux reflètent les discussions et les décisions du CA?
• Est-ce que nous avons adopté nos procès-verbaux pour l’ensemble des sujets de l’ordre du jour?
• Est-ce que nous sommes efficients lors de nos échanges lors de nos rencontres de CA?
• Est-ce que tous les sujets qu’on discute ont été inscrits et adoptés à l’ordre du jour?
• Est-ce que la séparation des rôles et responsabilités est bien définie, bien comprise et documentée?
• Est-ce que le CA est bien préparé pour effectuer les rencontres?
• Est-ce que nous avons toute l’information afin de prendre une décision?
• Sommes-nous en présence d’une apparence ou d’un conflit d’intérêts concernant ce sujet?

Top 3 à retenir

1. Le huis clos sert à préserver la confidentialité d’informations sensibles par rapport à des personnes qui autrement auraient été présentes à la réunion du CA.
2. En huis clos, le devoir de confidentialité est décuplé.
3. Le procès-verbal du huis clos doit rester confidentiel.

Discussions secrètes

Un huis clos est une réunion ou une portion de réunion, à « porte fermée » sans que le public ou une catégorie de personne en particulier ne soit présent Il vise à garder une partie du débat secret et confidentiel. Il est possible de demander un huis clos sur une portion de la réunion si un sujet à être discuté contient des informations sensibles pour un ou plusieurs membres du CA.

Demander un huis clos

Une administratrice peut demander le huis clos lorsque les circonstances l’exigent, notamment quand la présence d’une personne place celle-ci dans une situation de conflit d’intérêts ou d’apparence de conflit d’intérêts. Il est important de prévoir une telle situation dans les règlements généraux.

Les invités doivent alors quitter la salle de réunion ainsi que toute administratrice qui est en conflit d’intérêts ou en apparence de conflit d’intérêts face aux discussions ou au vote en cours.

Le procès-verbal du huis-clos

Lors d’un huis clos, il y aura deux procès-verbaux : l’un portant sur l’ensemble de la réunion à l’exception du huis clos et l’autre portant uniquement sur le huis clos. Seules les administratrices présentes lors du huis clos pourront voter pour l’approbation du procès-verbal du huis clos à la prochaine réunion du CA. Le procès-verbal « général » peut être approuvé par toutes les autres.

Le procès-verbal de la portion tenue à huis clos sera gardé dans les livres du CA, avec l’autre procès-verbal, sous enveloppe cachetée avec mention confidentielle, ou encore, dans un cartable séparé réservé à cette fin. L’important est de préserver la confidentialité de ce procès-verbal, la procédure que le CA choisit d’utiliser lui revient.

Exemple

On inscrira sur l’enveloppe la date de la réunion et qu’il s’agit du procès-verbal relatif à l’évaluation annuelle de la direction générale. Ainsi, on comprend que la direction générale et l’administratrice membre du personnel ne pourront avoir accès à ce procès-verbal dans le futur. Dans cet exemple, ce sont les titres ou les postes des personnes qui entraînent le huis clos. Donc, le prochain CA, à l’exception des membres dont les postes étaient visés par le huis clos, pourra avoir accès à ce procès-verbal.

Si une administratrice est visée personnellement par le huis clos, il sera important d’inscrire son nom et la raison de l’exclusion sans plus de précisions. Par exemple, il sera inscrit sur un procès-verbal que l’administratrice Mme Unetelle est la sœur du sous-traitant M. Untel en aménagement paysager du CPE.

Bonnes questions à se poser comme CA

• Avons-nous besoin d’un huis clos ou plutôt qu’une seule administratrice ne soit pas présente pour un sujet précis?
• Quelles sont nos procédures prévues aux règlements généraux à propos des huis clos?
• Quelle est notre procédure lorsque nous parlons des ressources humaines, et qui doit être présent?

Top 3 à retenir

1. La plupart des décisions sont prises à l’unanimité, mais un vote peut être demandé s’il ne semble pas y avoir consensus ou dans le cas de décisions importantes.
2. Les décisions doivent être prises à la majorité des administratrices aux sièges de parents usagers.
3. Une résolution est le résultat d’une prise de décision.

Le droit de vote

Chaque administratrice a droit à une voix lors des votes, et le droit de vote est individuel.

Le vote par procuration est interdit. En effet, l’AG a élu une administratrice à titre personnel pour être au CA. L’administratrice ne peut donc elle-même déléguer son vote à quelqu’un d’autre.

Les invités du CA, tels que la direction générale, n’ont pas droit de vote.

Décision à la majorité des administratrices parents

Les décisions du CA doivent être prises à la majorité des administratrices du CA et qu’à la majorité des administratrices aux sièges de parents usagers du CPE/BC.

C’est l’article 28 du Règlement sur les services de garde éducatifs à l’enfance (RSGÉE) qui l’exige :

« Une décision du conseil d’administration ne peut être valablement prise que si elle l’est par une majorité d’administrateurs formant la majorité requise des parents usagers des services de garde. »

Le vote d’une administratrice qui occupe le poste de l’employée du CPE/BC au sein du CA, mais qui serait également parent usager, ne compte pas dans la majorité requise des parents usagers. Même si les postes de membre de la communauté et d’employée ne sont pas inclus dans le calcul de cette exigence de majorité, ces administratrices ont le devoir de voter et d’exprimer leur opinion.

Demander le vote

Fréquemment, les décisions sont prises à l’unanimité. Cependant, toute administratrice peut demander à la présidente du CA qu’un vote soit effectué sur une question particulière.

Le vote peut être demandé, si elle croit qu’il n’y a pas consensus au sein du CA, si les discussions semblent avoir été épuisées, mais qu’il n’y a pas de consensus ou que les questions revêtant d’une importance.

Le vote sera à main levée à moins qu’une administratrice demande un vote secret tel que le prévoit les règlements généraux.

Exemple : le CA n’a pas à voter pour l’achat d’un bien de moindre coût si celui-ci a fait une résolution de délégation de pouvoirs à la DG pour tout achat de moins de 500,00 $. Ainsi, l’achat d’une nouvelle imprimante à 150,00 $ par la DG ne fera ni l’objet d’un vote ni d’une résolution du CA. 

La proposition avant le vote

Pour chaque point à l’ordre du jour qui requiert le vote, une administratrice doit formuler une proposition. Celle-ci doit être appuyée par une autre administratrice. Il y a alors discussion sur la proposition et un vote, le cas échéant, afin de prendre une décision.

Les propositions peuvent être suivies d’amendements si une modification est présentée durant le débat. La procédure pour faire des amendements est la même que pour des propositions, c’est-à-dire que l’amendement doit être proposé puis appuyé.

Déroulement du vote

Le vote se déroule tel que prévu par les règlements du CPE/BC. La plupart du temps, il s’agira d’un vote à main levée. Une administratrice peut demander que le vote soit secret dans une situation plus délicate, l’anonymat lors du vote des administratrices pouvant parfois faciliter le processus.

La présidente ou la secrétaire comptabilisera les votes de chacun : pour, contre ou abstention, le tout en respect des règlements généraux.

L’administratrice qui n’est pas en accord pourra demander à faire inscrire son désaccord au procès-verbal. Évidemment, elle devra respecter le processus établi et ses obligations d’administratrice, et ce, malgré que son désaccord doit inscrit au procès-verbal.

Solidarité

Une fois qu’une décision est prise au sein du CA les administratrices sont solidaires de celle-ci, et ce, même si vous avez voté contre ou que vous vous êtes abstenu.

Quand faire une résolution?

Le CA fait une résolution dans les différentes situations suivantes :

• Il prend une décision qui n’est pas spécifiquement prévue dans son mandat ou dans une politique
• Il délègue un pouvoir du CA à une personne ou à un comité
• Il prend une décision plus particulière
• Une personne a demandé le vote
• Besoin d’effectuer un extrait de résolution pour transmettre à un tiers

Exemple : ce serait le cas, par exemple, de la décision du CA d’engager une dépense importante afin d’effectuer des rénovations dans les locaux ou de n’acheter que des produits culinaires biologiques pour les repas servis aux enfants. Par opposition, la décision d’engendrer une dépense de moins de 100,00 $ ne sera que constatée au procès-verbal de la réunion, mais sans nécessiter l’adoption d’une résolution, car cela sera prévu à votre politique de dépense.

La plupart des résolutions sont adoptées durant les réunions. Puisqu’un procès-verbal doit être rédigé pour toute réunion du CA, un compte-rendu des décisions courantes votées y est inscrit.

Toutefois, une résolution peut être adoptée par écrit lorsque toutes les administratrices habilitées à voter signent celle-ci. Elle aura la même valeur que si elle avait été adoptée en cours de réunion.

Bonne question à se poser comme CA

• Est-ce que nous avons pris une décision qui est déjà prévue dans les règlements généraux ou politiques?