Gestion des ressources humaines et main-d'oeuvre8 avril 2020

Pour la réussite du télétravail de vos équipes

Les mesures mises en place dans le cadre de l’urgence sanitaire liée à la COVID-19 ont obligé les équipes de CPE/BC À s’organiser afin d’effectuer du télétravail. Il s’agit là d’une situation exceptionnelle qui requiert d’adapter nos pratiques. Voici quelques conseils pour vous!

Une politique et une vision claires pour votre équipe

Tout d’abord, je vous recommande de proposer à votre conseil d’administration d’adopter une politique officielle sur le télétravail. Cela permettra non seulement d’établir des balises claires et connues de tous, mais aussi de favoriser l’équité entre tous les membres de votre équipe. Vous pouvez procéder par courriel avec votre CA

Bien entendu, une fois adoptée, cette politique devra être largement diffusée et expliquée à vos employées, lesquelles devraient la signer pour confirmer qu’elles l’ont lue et comprise.

Besoin d’un modèle? L’AQCPE vous en propose un ici, en format Word, que vous pouvez modifier selon vos besoins!

TÉLÉCHARGER LE MODÈLE DE POLITIQUE

En outre, le succès du télétravail de votre équipe au cours de cette période extraordinaire dépendra aussi de votre vision des choses : il faut partager vos attentes de façon explicite et se doter d’indicateurs et d’outils pour pouvoir faire un suivi mesurable des objectifs à atteindre. Nos attentes doivent être claires et communiquées avec vos équipes.

Continuez à favoriser le bien-être, la santé, la sécurité et la communication

Les incertitudes de cette période anxiogène, doublées de la nouveauté que peut représenter le télétravail pour la plupart de vos employées, sont des facteurs de risque à considérer. Il faut continuer à prendre soin de nos équipes!

L’AQCPE a mis à votre disposition des conseils et des outils pour favoriser la santé psychologique de votre équipe durant la pandémie. N’hésitez pas à les consulter!

VOIR LES CONSEILS ET OUTILS

En ce qui concerne le télétravail, un aménagement ou des équipements inadéquats à la maison peuvent poser problème. En particulier, je vous conseille de sensibiliser les employées aux meilleures postures possibles pour réduire les risques de courbatures.

Peut-être pourriez-vous leur partager les vidéos, suivantes, qui leur donneront des outils en ce sens?

Capsule de l’AQCPE : L’ergonomie en télétravail avec l’outil Exercices pour garder un dos en santé
Capsules de l’ASSTSAS : Ergonomie et télétravail : trois capsules vidéo

La clé : les communications

Malgré la distance et l’isolement physique, il est important de tenter de créer un climat de travail de proximité avec votre équipe. N’oubliez donc pas, en plus de vos communications formelles, d’entretenir aussi les communications informelles avec chaque employée. Cela implique d’être présente et de faire des suivis réguliers de façon proactive.

Ne vous gênez pas pour prendre un café virtuel avec vos employés, prendre le temps de parler à leurs enfants en les intégrant dans la discussion. Vous pouvez aussi prévoir un diner virtuel, un petit 5 à 7 ou encore une rencontre d’équipe virtuelle! La technologie est disponible et gratuite.

Dans le contexte actuel, le contact le plus direct est la vidéoconférence, suivi par le téléphone. Les courriels ne devraient venir qu’après! La communication doit toujours être entretenue, et ce, dans les deux sens. Consultez vos équipes et mettez-les à profit! Elles ont des forces cachées qui pourraient vous surprendre et vous aider dans le contexte actuel.

Pièges à éviter

Cela dit, prenez garde à tomber dans le piège de la micro-gestion! Il faut être agile et avoir confiance en vos équipes. Le rôle de la gestionnaire est d’orienter et de structurer tout en étant flexible, notamment sur les horaires, selon les tâches de chacune. Favorisez la souplesse en mettant en place, par exemple, prévoir un journal de bord des activités effectuées en télétravail sans faire un horaire de 8h à 17h. On ne veut pas contrôler, mais on veut être informé.

Enfin, un élément à ne pas négliger : assurer la sécurité des données en circulation. Prévoyez des mécanismes pour faire en sorte, par exemple, d’éviter les bris de confidentialité!

Quelques outils supplémentaires

Julia Dessales, technicienne en santé et bien-être au travail, Laurence Ducharme, conseillère en ressources humaines, et Estelle Lajoie, conseillère au développement SST, ont préparé la capsule vidéo suivante à propos de l’organisation du télétravail.

VOIR LA CAPSULE VIDÉO

Voici également quelques idées des tâches administratives et pédagogiques que vous pouvez proposer à votre équipe dans le cadre du télétravail :